Документы добавляются в общей форме сотрудника. Они необязательны для всех ролей, но при наличии документов один должен быть основным: его сведения используются в карточке и поддерживающих их печатных формах.
Перед началом
- Для документов нужны права создания или изменения сотрудника. Отдельной страницы сохранения документов нет.
- Сотрудник должен быть неархивным и доступным вам. Учётная запись администратора ERP не редактируется в этом разделе.
- Для сохранения нужен действующий доступ аккаунта: активный пробный период или оплаченный доступ хотя бы одного офиса. Если приложение предлагает выбрать рабочее место, сначала выберите его.
- Подготовьте серию и номер паспорта. В общей форме сотрудника также должны быть заполнены обязательные данные, включая ИНН из 12 цифр.
Порядок действий
Добавить паспорт
- Откройте Организация → Сотрудники. Найдите сотрудника и выберите в меню строки Редактировать сотрудника. Документы также можно заполнить при создании нового сотрудника.
- В разделе Документы нажмите Добавить документ.
- Выберите Тип документа — паспорт гражданина РФ. Заполните Серия из 4 цифр и Номер из 6 цифр.
- При необходимости укажите Дата выдачи, Кем выдан и Код подразделения в виде 000-000. Поля окончания действия и наименования документа для этого типа не используются.
- Если документ должен использоваться в карточке и печати, включите Основной документ. Первый добавленный документ становится основным автоматически.
- Нажмите Добавить документ в окне документа. Проверьте, что он появился в списке общей формы сотрудника.
- Нажмите Сохранить в общей форме сотрудника, а при создании нового сотрудника — Создать. Только этот шаг сохраняет документы вместе с сотрудником.
Добавление в окне документа ещё не сохраняет запись в приложении. Загрузка фото или скана паспорта в этой форме не предусмотрена: здесь вводятся реквизиты документа.
Изменить документ или выбрать другой основной
- Откройте общую форму редактирования сотрудника и найдите документ в разделе Документы.
- Нажмите кнопку редактирования рядом с документом, измените поля и при необходимости включите Основной документ.
- Нажмите Сохранить документ в открытом окне. При выборе другого основного документа этот признак снимается с остальных.
- Проверьте отметку Основной в списке и нажмите Сохранить в общей форме сотрудника.
Удалить документ
- В разделе Документы нажмите кнопку удаления рядом с нужным документом и подтвердите действие.
- Проверьте оставшийся список. Если удалён основной документ и есть другие, один из оставшихся автоматически становится основным.
- Нажмите Сохранить в общей форме сотрудника. Можно удалить все документы: они необязательны.
Проверьте результат
После успешного сохранения откроется карточка сотрудника. Проверьте основной документ, затем при необходимости снова откройте редактирование и проверьте весь список. При наличии документов основной всегда один.
В печатные формы, которые используют документ сотрудника, передаются сведения основного документа. Например, паспорт ответственного сотрудника используется в РКО ручной личной выдачи. Без основного документа соответствующие поля остаются пустыми. Заполнение паспорта не добавляет его автоматически в каждый печатный документ и не заменяет документ клиента.
Если возникла проблема
- Нет редактирования: проверьте права и состояние сотрудника. Архивную запись сначала нужно восстановить.
- Не удаётся добавить документ: проверьте тип, серию из 4 цифр, номер из 6 цифр и формат кода подразделения. Серия и номер обязательны; дата выдачи, кем выдан и код подразделения необязательны.
- Документ исчез после ухода со страницы: убедитесь, что после закрытия окна документа сохранили общую форму сотрудника.
- В печати показан другой паспорт: проверьте отметку «Основной» в сохранённой форме и сотрудника, чьи сведения использует документ.
- Общая форма не сохраняется: исправьте ошибки обязательных полей сотрудника и проверьте доступ компании по подписке. Сохранение документа в отдельном окне эти проверки не заменяет.