Если сотрудник больше не работает в приложении, отправьте его учётную запись в архив. Запись сохраняется и при необходимости может быть восстановлена.
Перед началом
- Нужен доступ к разделу сотрудников. Для отправки в архив требуется право архивирования, для восстановления — право изменения сотрудников. По умолчанию эти действия доступны администратору.
- Для изменения нужен действующий доступ аккаунта: активный пробный период или оплаченный доступ хотя бы одного офиса. Если приложение предлагает выбрать рабочее место, сначала выберите его.
- Нельзя архивировать самого себя и администратора ERP.
- Восстановление проверяет лимит активных сотрудников компании.
Порядок действий
Отправить сотрудника в архив
- Откройте Организация → Сотрудники.
- Найдите сотрудника по ФИО или email и проверьте, что выбрана нужная учётная запись.
- В меню действий строки выберите В архив и подтвердите действие. Эта же кнопка доступна в карточке сотрудника.
- Убедитесь, что запись исчезла из обычного списка. Чтобы увидеть её, установите фильтр Показать архивных в значение Да.
Архив сохраняет данные сотрудника, его роль, список офисов, должности и документы. Активный сотрудник в архиве перестаёт учитываться в лимите активных сотрудников. Сам флажок «Активен» при этом не изменяется.
Архивированный аккаунт недоступен для обычного входа. Однако архивирование не является командой завершения всех ранее открытых сеансов. Если нужно полностью закрыть ранее открытый доступ, отдельно проверьте это с ответственным за администрирование. Не считайте одно архивирование подтверждением выхода на всех устройствах.
Восстановить сотрудника
- В разделе Сотрудники установите Показать архивных → Да.
- Найдите запись. Если она не видна, проверьте фильтры роли и статуса, а также введённый поиск.
- В меню строки выберите Восстановить и подтвердите действие. Восстановить запись можно и из её карточки.
- Верните фильтр Показать архивных в значение Нет и проверьте сотрудника в обычном списке.
- Проверьте роль, активность и офисы перед возвращением сотрудника к работе. Восстановление не создаёт новую учётную запись и не отправляет новое письмо с паролем.
Флажок Активен не включается автоматически: его значение сохраняется таким, каким было до архива. При этом свободный лимит проверяется при любом восстановлении, даже для неактивного сотрудника. Пароль также сохраняется. Восстановление не следует считать выдачей нового доступа с обязательным повторным входом на всех устройствах.
Проверьте результат
После архивирования сотрудник находится только в архивном списке; после восстановления — в обычном. В карточке можно проверить состояние и сохранённые сведения. Отдельно проверьте ранее открытый доступ и правильность офисов перед продолжением работы.
Флажок Активен сам по себе не запрещает вход. Для прекращения работы используйте архив, а не только изменение этого флажка.
Если возникла проблема
- «В архив» недоступно: проверьте свои права и убедитесь, что не выбираете собственный аккаунт или администратора ERP.
- Нет действия «Восстановить»: нужен доступ к изменению сотрудников и архивная запись. Проверьте фильтр «Показать архивных».
- Достигнут лимит активных сотрудников: восстановление не завершено. Обратитесь к ответственному за подписку и проверьте доступное число мест.
- Изменения запрещены из-за подписки: просмотр архива может оставаться доступным, но для архивирования и восстановления нужно возобновить доступ компании.
- Восстановленный сотрудник отмечен как «Неактивен»: восстановление не меняет этот признак. Проверьте состояние с администратором; неактивность сама по себе не является запретом входа.