Как добавить сотрудника, изменить данные и назначить офисы

Создайте отдельную учётную запись для каждого сотрудника. Роль определяет разрешённые действия, а выбранные офисы — места, где сотрудник может работать.

Перед началом

Для просмотра нужен доступ к сотрудникам; для добавления и изменения — соответствующие права. По умолчанию ими управляет администратор.
В компании должны быть подготовлены активные офисы. Если приложение предлагает выбрать рабочее место, сначала выберите его.
Для сохранения нужен действующий доступ аккаунта: активный пробный период или оплаченный доступ хотя бы одного офиса. Добавление активного сотрудника также проверяет лимит сотрудников.
Подготовьте ФИО, ИНН и действующий email сотрудника. На этот адрес отправляется письмо с паролем для входа.

Порядок действий

Добавить сотрудника

Откройте Организация → Сотрудники и нажмите Добавить сотрудника.
Заполните обязательные поля Фамилия, Имя, ИНН и Email. ИНН должен содержать 12 цифр. Email должен отличаться от адресов уже зарегистрированных учётных записей.
При необходимости заполните Отчество, Телефон и Внутренний номер. В телефонном поле выберите доступный код страны и введите номер.
Выберите Роль и прочитайте показанные под ней разрешения. Для обычной работы сотрудник создаётся с включённым флажком Активен.
В разделе Офисы и касса сотрудника выберите хотя бы один офис. Для роли Администратор этот выбор скрыт: администратору доступны все активные офисы компании.
Если сотруднику нужен запрет кассовых операций, включите Не может проводить кассовые операции. При использовании касс можно выбрать Приоритетные кассы по офисам: каждая касса должна быть активной и относиться к указанному офису. Эта настройка не предоставляет дополнительные права.
При необходимости выберите должности по организациям и добавьте документы сотрудника. Эти сведения необязательны и не заменяют роль и доступ к офисам.
Нажмите Создать. Откроется карточка сотрудника. На указанный email придёт письмо с паролем для входа.

Пароль создаётся автоматически. Для входа сотрудник использует свой email и пароль из письма.

Изменить данные, роль или офисы

В реестре Сотрудники найдите запись по ФИО или email. При необходимости используйте фильтры роли и статуса.
Откройте меню действий строки и выберите Редактировать сотрудника.
Измените нужные поля, роль и список офисов. При переходе на роль Администратор индивидуальный список офисов убирается. Для остальных ролей необходимо оставить хотя бы один доступный офис.
Если убираете офис, проверьте связанную приоритетную кассу и должность в его организации. Нельзя оставить приоритетную кассу офиса, к которому сотруднику больше не предоставляется доступ.
Нажмите Сохранить и проверьте карточку сотрудника. Изменение не отправляет новое письмо и не меняет пароль. Новый email становится адресом для входа и восстановления пароля.

Если выбранный рабочий офис больше не входит в доступ сотрудника, приложение очищает этот выбор. Сотруднику потребуется выбрать доступное рабочее место. Архивная запись и учётная запись администратора ERP недоступны для обычного редактирования.

Проверьте результат

В карточке должны быть правильные ФИО, email, роль, активность, офисы и дополнительные сведения. Для нового сотрудника отдельно проверьте получение письма и вход. Под ролью отображаются её разрешения; запрет кассовых операций дополнительно ограничивает работу сотрудника.

Флажок Активен сам по себе не запрещает вход. Он влияет на учёт активных сотрудников и их доступность в отдельных списках. Для прекращения работы используйте архив; отдельно проверьте закрытие ранее открытого доступа.

Если возникла проблема