Создайте офис в нужной организации, укажите его город, адрес и телефон. Затем проверьте активность и применимые настройки документов. Офис — рабочее место сотрудников; его создание не заменяет назначение доступа сотрудникам и подготовку операций.
Перед началом
- Организация должна быть создана и активна.
- Для просмотра нужны права на раздел «Офисы», для создания, редактирования, архивирования и восстановления — права на соответствующее действие. Если кнопки нет, обратитесь к администратору.
- Если доступно несколько рабочих офисов, сначала выберите «Место работы». Проверьте организацию, для которой настраиваете офис.
- Для обычных изменений нужен действующий доступ аккаунта: активный пробный период или оплаченный доступ хотя бы одного офиса. Создание или восстановление офиса само по себе не подтверждает его оплату.
Как создать или изменить офис
- Откройте «Организация» → «Офисы».
- Нажмите «Добавить офис». В пустом списке доступна кнопка «Добавить первый офис». Для существующего офиса нажмите «Редактировать офис» в его строке.
- В окне «Новый офис» или «Редактирование офиса» проверьте и заполните поля ниже. При редактировании проверьте организацию офиса. Если офис уже работает, не используйте это поле для самостоятельного переноса его документов в другую организацию.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Организация | Выберите организацию, которой принадлежит офис. В списке находятся доступные вам организации. |
| Название | Укажите понятное сотрудникам название. Два неархивных офиса одной организации не могут иметь одинаковое название. |
| Город | Начните вводить название и выберите город из списка, проверив регион. Город должен находиться в стране организации. Просто набранного названия недостаточно. |
| Адрес | Введите полный адрес офиса. Если появилась подходящая подсказка, выберите её; если подсказок нет, адрес можно заполнить вручную. |
| Телефон | Выберите доступный код страны и введите действительный номер телефона офиса. |
| Внутренний номер | При необходимости укажите внутренний номер. Это необязательное поле, до 32 символов. |
«Организация», «Название», «Город», «Адрес» и «Телефон» обязательны. Сведения об организации и банковские реквизиты изменяются отдельно от данных офиса.
Город и время рабочего места
Часовой пояс определяется выбранным городом. Отдельно выбирать часовой пояс офиса или настраивать время браузера не нужно.
Время на экране зависит от выбранного рабочего места, а календарная дата операции в отчётности — от города офиса самой операции. Если офис уже работает, согласуйте изменение города с ответственным за учёт: оно может влиять и на расчёт дат существующих документов и операций.
Активность и основной офис
- Оставьте «Активен» включённым, если сотрудники должны выбирать этот офис как место работы. Неактивный офис остаётся в обычном списке администратора, но недоступен для выбора рабочего места. Снятие флажка не архивирует офис.
- «Основной офис» отмечает главный офис организации. Если отметить другой офис основным, прежний перестанет быть основным. Первый офис организации назначается основным автоматически.
Настройки документов, кассы и лома
Нумерация залоговых билетов
Если показан раздел «Нумерация ЗБ», укажите «Серия ЗБ» — две заглавные буквы, например «АБ». Серия не должна повторяться у другого офиса этой организации. Если оставить поле пустым, система выберет серию при первом присвоении номера.
«Текущий номер ЗБ» — последнее значение счётчика, от 0 до 999999. При значении 0 следующий номер начинается с 1; при серии «АБ» и текущем номере 123 поле «Следующий номер ЗБ» показывает АБ000124. Просмотр следующего номера не выдаёт его документу. Не уменьшайте счётчик ниже уже выданных номеров выбранной серии.
Номера ДКП и комиссии для ИП
Для организации типа ИП вместо нумерации ЗБ показан раздел «Нумерация договоров ИП»: «Текущий номер ДКП» и «Текущий номер комиссии». Значения от 0 до 999999 задают последние порядковые номера; следующий договор получает следующее значение. Каждая последовательность общая для всех офисов этой организации. Изменение в одном офисе влияет на остальные, а возврат ниже уже выданных номеров отклоняется.
КПП, касса и кассовые документы
- «КПП» необязателен; если заполнен, должен содержать 9 цифр.
- В поле «Касса» выберите применимый вариант. «ККМ сервер» доступен при настроенной и активной интеграции; иначе доступна «Оффлайн-касса». Выбор ККМ в офисе не заменяет подключения и настройки самого кассового аппарата.
- «Начальный номер ПКО» и «Начальный номер РКО» — отдельные начальные значения нумерации кассовых документов офиса. Допустимы целые числа от 1 до 999999, по умолчанию — 1. Не путайте эти поля с текущим номером ЗБ или номером кассовой смены.
Куда офис сдаёт лом
Если офис сам принимает лом, отметьте «Офис-приемщик лома». Если не принимает, выберите активный офис той же организации в поле «Куда сдавать лом из этого офиса». Нельзя выбрать себя или офис, который не принимает лом. Первый офис организации автоматически становится приёмщиком лома.
Сохраните и проверьте результат
- Нажмите «Создать» для нового офиса или «Сохранить» при редактировании.
- Дождитесь закрытия формы и сообщения «Офис успешно создан.» или «Офис успешно обновлён.». При ошибке исправьте указанные данные в той же форме.
- В строке офиса проверьте организацию, город, адрес, телефон и статус. При необходимости снова откройте редактирование и проверьте сохранённые параметры и следующий номер ЗБ.
Новый офис получает настройки операций основного офиса организации, а если основного офиса ещё нет — стандартные настройки. До первой операции проверьте способы оплаты, подписание и кассу именно для нового офиса. Сотрудникам отдельно назначьте доступ к нему.
Как архивировать и восстановить офис
- Для архивирования нажмите «Архивировать офис» в строке офиса и подтвердите действие.
- Для просмотра архива установите «Показать архивные» → «Да». Офис исчезает из обычного списка после архивирования, а не после снятия флажка «Активен».
- Для возвращения нажмите «Восстановить офис» в архивной строке и подтвердите действие. Затем установите «Показать архивные» → «Нет» и проверьте офис в обычном списке.
Нельзя архивировать основной офис, последний активный офис организации или офис-приёмщик, к которому привязаны активные офисы сдачи лома. Восстановление возвращает запись из архива, но сохраняет прежний флажок «Активен». Оно не оплачивает доступ офиса и не предоставляет сотрудникам новые права.
Если возникла проблема
- Город не принимается. Выберите запись из справочника и проверьте страну организации. Если нужного города нет, обратитесь к администратору; не подставляйте другой город только для сохранения формы.
- Название уже используется. Укажите другое название или найдите существующий офис этой организации.
- Ошибка телефона. Проверьте код страны и полный номер. Если корректный номер с доступным кодом не принимается, передайте сообщение ответственному за доступ к системе.
- Не принимается серия или текущий номер. Проверьте две буквы, занятость серии и последнее выданное значение. Не сбрасывайте счётчик ради сохранения других данных.
- Нужно выбрать приёмщика лома. Проверьте флажок приёмщика и выбранный активный офис той же организации.
- Архивирование запрещено. Прочитайте причину. Если нужно заменить основной офис, сначала назначьте другой основным. Для последнего активного офиса или связанных офисов сдачи лома сначала подготовьте нужный активный офис и настройки.
- Офис сохранён, но сотрудник его не видит. Проверьте активность офиса и организации, назначенный сотруднику доступ и фильтр архива. Сохранение офиса не меняет роль сотрудника.
- Изменения блокирует подписка. Обратитесь к ответственному за подписку аккаунта. Для разбора прав и доступа используйте связанную инструкцию ниже.